Ежедневно в организациите постъпват голям набор от различни документи на хартиен носител, необходими на различни отдели и служители за изпълнението на поставени задачи и организирането на работния процес, свързан с дейността на компанията.

Входящите документи трябва да бъдат сканирани, обработени и доставени до една или повече дестинации, отдели, архиви. Изпълнението на всички тези административни дейности включва много ръчен труд. Съществува реална опасност те да не бъдат обработени правилно или да не достигнат до съответния отдел.

Document navigator спомага входящите документи на електронен или хартиен носител да се обработят надеждно с натискането на един бутон. Софтуерът автоматично извлича и обработва необходимата информация в съдържанието на документа. Софтуера може автоматично да разпознае типа на съответния документ (например: че е фактура), той ще го препрати автоматично след разчитането му към счетоводството, като същевременно се преименува от Document navigator , спрямо разпознатата информация. Служителите не е необходимо да въвеждат ръчно метаданни, тъй като това го прави Document navigator.

Document navigator предоставя редица възможности и функционалности за извличане, обработка и разпространение на документи, които автоматизират напълно работните процеси. Той помага вътрешните процедури да са по-продуктивни и по-бързи, като същевременно намалява значително риска от загуба на информация и грешки. Това става чрез OCR разпознаване на текста в дадения документ, позволяващо трансформирането му в редактируемо съдържание с възможност за търсене в него.

Document navigator може автоматично да конвертира в различни формати като: Word, Excel, PDF, sPDF, JPEG, TIFF, XML, PDF/A. Има възможност за баркод разпознаване, което улеснява процеса на пренасочване и преразпределение. Оптичното разпознаване на символите ускорява процеса по разчитане на формулярите и тяхното разпределяне, спрямо предварително оказани правила. Друга функционалност на приложението е подобряване на сканираното изображението – заличаване на бели страници, коригиране на дефекти по листа.

Извличането на данни от Document navigator се осъществява чрез постъпване на документи от различни източници – сканирани чрез мултифункционални устройства Konica Minolta чрез Open API, от компютри чрез десктоп клиент, от електронни писма, получени от предварително регистриран имейл сървър, от различни база данни и Windows папки наблюдавани от Document navigator .

Софтуерът дава възможност на клиента да ползва правата на потребителите в Активната Директория за достъпа до Document navigator.

Съхраняването на вече разчетените и обработени документи може да бъде в различни системи - ERP/ DMS/CRM/бази данни или облачни решения.