Дигитализирането и управление на документопотока може да се радели на 3 части:
- Изграждане на Електронен архив
- Конфигуриране на Работни процеси
- Защита на информацията
Дигитализация на работните процеси в компанията
Document navigator:
Ежедневно в организациите постъпват голям набор от различни документи на хартиен носител, необходими на различни отдели и служители за изпълнението на поставени задачи и организирането на работния процес, свързан с дейността на компанията.
Входящите документи трябва да бъдат сканирани, обработени и доставени до една или повече дестинации, отдели, архиви. Изпълнението на всички тези административни дейности включва много ръчен труд. Съществува реална опасност те да не бъдат обработени правилно или да не достигнат до съответния отдел.
Document navigator спомага входящите документи на електронен или хартиен носител да се обработят надеждно с натискането на един бутон. Софтуерът автоматично извлича и обработва необходимата информация в съдържанието на документа. Софтуера може автоматично да разпознае типа на съответния документ (например: че е фактура), той ще го препрати автоматично след разчитането му към счетоводството, като същевременно се преименува от Document navigator , спрямо разпознатата информация. Служителите не е необходимо да въвеждат ръчно метаданни, тъй като това го прави Document navigator.
Document navigator предоставя редица възможности и функционалности за извличане, обработка и разпространение на документи, които автоматизират напълно работните процеси. Той помага вътрешните процедури да са по-продуктивни и по-бързи, като същевременно намалява значително риска от загуба на информация и грешки. Това става чрез OCR разпознаване на текста в дадения документ, позволяващо трансформирането му в редактируемо съдържание с възможност за търсене в него.
Document navigator може автоматично да конвертира в различни формати като: Word, Excel, PDF, sPDF, JPEG, TIFF, XML, PDF/A. Има възможност за баркод разпознаване, което улеснява процеса на пренасочване и преразпределение. Оптичното разпознаване на символите ускорява процеса по разчитане на формулярите и тяхното разпределяне, спрямо предварително оказани правила. Друга функционалност на приложението е подобряване на сканираното изображението – заличаване на бели страници, коригиране на дефекти по листа.
Извличането на данни от Document navigator се осъществява чрез постъпване на документи от различни източници – сканирани чрез мултифункционални устройства Konica Minolta чрез Open API, от компютри чрез десктоп клиент, от електронни писма, получени от предварително регистриран имейл сървър, от различни база данни и Windows папки наблюдавани от Document navigator .
Софтуерът дава възможност на клиента да ползва правата на потребителите в Активната Директория за достъпа до Document navigator.
Съхраняването на вече разчетените и обработени документи може да бъде в различни системи - ERP/ DMS/CRM/бази данни или облачни решения.
M-files
Бързо променящият се пазар, както и предизвикателствата, които компаниите срещат при идентифицирането и съхранението на постъпилите данни и тяхната обработка, налагат внедряването на интелигентни системи за управление на информацията.
Предвид огромното количество данни и съдържание, които организациите се налага да поддържат и съхраняват ежедневно, тази тенденция все повече се засилва. Въвеждането на дигитални работни процеси им позволява да поемат контрол над информацията, като помагат на служителите да бъдат по-ефективни и същевременно да спазват регулаторните разпоредби.
M-Files е решение за управление на документи, което предлага работа с "виртуален локален" диск, който осигурява унифицирано хранилище за всички файлове. M-files поддържа пълен online и offline трафик, включително дистанционна синхронизация с централно съхранение на данни. Това позволява на потребителите да работят безпроблемно от дома или по време на пътувания. След като връзката със сървъра им бъде възстановена, M-Files автоматично синхронизира цялата информация.
М-Files предлага мощен инструмент за търсене (Enterprise Search) във всички Ваши файлове, дори на мобилното Ви устройство. Можете да откриете незабавно всеки документ, като напишете подходяща ключова дума. Можете да търсите в име на файл, критерии за сортиране и пълен текст, т.е. в съдържанието на документа.
M-Files използва Windows Explorer като основна среда, така че потребителите да работят със системата без пречка и да се ориентират изключително бързо. M-Files поддържа работа с всеки общ файлов тип (Office, PDF, CAD) и позволява интеграция с ERP и CRM системи.
Достъпът до различните документи в системата се контролира от правата за достъп в Активната Директория на съответната организация. Съдържанието се обозначава с подходящ набор етикети според критерии за сортиране, които се избират според изискванията и организацията на работа във всяка компания.
С M-Files можете да свържете различни хранилища за данни (споделени директории, SharePoint, Google Диск, OneDrive, Dropbox и др.). както и да управлявате и обработвате тези свързани файлове, запазвайки всички функции като история на създаване, присъединяване към работни процеси, споделяне с външни потребители и т.н.
Внедряването на M-Files е максимално опростено, доколкото е възможно. Системата може да бъде инсталирана на място в организацията, в облака или като хибридно решение. Изграждането на даден процес е спрямо индивидуалните нужди и начина на работа в дадената организация.
Видове работни процеси:
- Процес по завеждане на входяща - изходяща кореспонденция;
- Процес по одобрение и съхранение на договори;
- Процес по одобрение на разходи и фактури;
- Процес по заявяване на отпуск и болнични;
- Процес по извличане на данни от фактури;
- Електронно трудово досие;
Предимства от автоматизиране на управлението на информацията.
- Бързо и лесно намиране на необходимата информация;
- Голям набор от инструменти за създаване на различни справки;
- Ясни отговорности и нива на съгласуване и одобрение;
- Автоматично известяване за предстоящи срокове;
- Споделяне и сътрудничество между различни екипи и отдели в организацията;
- Интеграции с трети системи;
- Гъвкавост;
- Надграждане на функционалностите;
- Пълен контрол на клиента;
- Висока степен на автоматизация;
dokoniFIND
Намирането на документи, файлове и информация отдавна е предизвикателство за компаниите и то става все по-комплексно, тъй като обемите на информация се разширяват непрестанно. Както никога досега сме изправени пред нарастващи количества неструктурирани данни, поради факта че организациите се опитват все повече да преминават към дигитални начини на работа.
dokoniFIND осигурява незабавен достъп до всички подходящи данни от един интерфейс за търсене — дори когато данните са „скрити“ в прикачени файлове към имейл, сканирани файлове; или съхранявани в CRM записи и облачни приложения, без да се налага да се превключва от едно приложение към друго. Неговата OCR технология прави съдържанието на документа напълно достъпно за търсене, позволявайки дълбоко търсене, което надхвърля имената на файловете и метаданните.
dokoniFIND помага на компаниите да получат контрол върху техните структурирани и неструктурирани данни, за да ги използват пълноценно.
dokoniFIND позволява да се търси във всички свързани хранилища чрез една точка на достъп и да се извличат документи и файлове в стотици формати. Помага за намаляване на риска от загуба на информация при напускане на служителите.
След като потребителят стартира търсене, той може да прегледа извлечените документи, използвайки функцията за предварителен преглед в предпочитания от него дисплей или да стартира отделно търсене в прозореца за визуализация на документа. Набор от инструменти позволява на потребителите да преглеждат визуализираните документи и да работят върху тях чрез добавяне на анотации и бележки, параграфи, изображения за бъдеща справка, използване на маркери за спестяване на време и др.
Електронен архив
M-files
