Бързо променящият се пазар, както и предизвикателствата, които компаниите срещат при идентифицирането и съхранението на постъпилите данни и тяхната обработка, налагат внедряването на интелигентни системи за управление на информацията.
Предвид огромното количество данни и съдържание, които организациите се налага да поддържат и съхраняват ежедневно, тази тенденция все повече се засилва. Въвеждането на дигитални работни процеси им позволява да поемат контрол над информацията, като помагат на служителите да бъдат по-ефективни и същевременно да спазват регулаторните разпоредби.
M-Files е решение за управление на документи, което предлага работа с "виртуален локален" диск, който осигурява унифицирано хранилище за всички файлове. M-files поддържа пълен online и offline трафик, включително дистанционна синхронизация с централно съхранение на данни. Това позволява на потребителите да работят безпроблемно от дома или по време на пътувания. След като връзката със сървъра им бъде възстановена, M-Files автоматично синхронизира цялата информация.
М-Files предлага мощен инструмент за търсене (Enterprise Search) във всички Ваши файлове, дори на мобилното Ви устройство. Можете да откриете незабавно всеки документ, като напишете подходяща ключова дума. Можете да търсите в име на файл, критерии за сортиране и пълен текст, т.е. в съдържанието на документа.
M-Files използва Windows Explorer като основна среда, така че потребителите да работят със системата без пречка и да се ориентират изключително бързо. M-Files поддържа работа с всеки общ файлов тип (Office, PDF, CAD) и позволява интеграция с ERP и CRM системи.
Достъпът до различните документи в системата се контролира от правата за достъп в Активната Директория на съответната организация. Съдържанието се обозначава с подходящ набор етикети според критерии за сортиране, които се избират според изискванията и организацията на работа във всяка компания.
С M-Files можете да свържете различни хранилища за данни (споделени директории, SharePoint, Google Диск, OneDrive, Dropbox и др.). както и да управлявате и обработвате тези свързани файлове, запазвайки всички функции като история на създаване, присъединяване към работни процеси, споделяне с външни потребители и т.н.
Внедряването на M-Files е максимално опростено, доколкото е възможно. Системата може да бъде инсталирана на място в организацията, в облака или като хибридно решение. Изграждането на даден процес е спрямо индивидуалните нужди и начина на работа в дадената организация.
Видове работни процеси:
- Процес по завеждане на входяща - изходяща кореспонденция;
- Процес по одобрение и съхранение на договори;
- Процес по одобрение на разходи и фактури;
- Процес по заявяване на отпуск и болнични;
- Процес по извличане на данни от фактури;
- Електронно трудово досие;
Предимства от автоматизиране на управлението на информацията.
- Бързо и лесно намиране на необходимата информация;
- Голям набор от инструменти за създаване на различни справки;
- Ясни отговорности и нива на съгласуване и одобрение;
- Автоматично известяване за предстоящи срокове;
- Споделяне и сътрудничество между различни екипи и отдели в организацията;
- Интеграции с трети системи;
- Гъвкавост;
- Надграждане на функционалностите;
- Пълен контрол на клиента;
- Висока степен на автоматизация;
